Pour organiser une concentre il y a plusieurs solutions: avoir un max d'argent et tout faire faire, faire payer cher l'entrée au risque de pas rentrer dans ses frais ou user abusivement de combines pour limiter les dépenses.
Pour tout meeting, il faut un lieu, l'idéal est trouver un arrangement avec une municipalité (de préférence un petit village) pour avoir le lieu gratuitement en mettant en avant l'animation et la publicité pour son village, pour les commerçants (à condition de faire ça le samedi).
une fois la commune dans la poche, il est temps de trouver des partenaires, de préférence dans la même commune, n'hésitez pas à demander au maire quelques adresses (boulangers, charcutiers, supérettes...).
ce qui va vous couter cher c'est l'alimentation des participants mais pour ça il y a aussi des combines pour baisser le cout et même faire des bénéfices. les bénéfices peuvent être pour un éventuel club, mais aussi pour remercier les sponsors et la municipalité. ça peut aider pour la prochaine édition.
on peut réussir à avoir assez aisément des réductions sur le pain si on le prend en grande quantité et assurez vous que la boulangerie sera ouverte le jour de la concentration pour éviter la rupture.
ensuite, c'est pareil chez un charcutier ou une supérette, par exemple, on avait réussi à avoir par un magasin intermarché une grosse terrine de rillettes (imaginez l'économie , le nombre de sandwichs et surtout la marge réalisées).
il faut limiter le choix des sandwichs, il faut faire du simple, rapide, rentable: jambon-beurre, rillette ou paté, jambon de dinde pour certaines minorités ethniques.
au niveau boisson, ne surtout pas allez vers les magasins traditionnels, il faut se tourner vers les centrales de boissons qui fournissent les bars. Dans ce genre d'endroit, les boissons sont moins chers mais surtout il y a souvent une possibilité de rachat du stock non consommé et même pourquoi pas avoir une facture sous 30 jours. On achète, on fait la concentre et on paye une fois terminé avec les bénéfices.
maintenant, une question: qu'est ce qui fait qu'une concentration a du succès? le nombre de véhicules!
si possible ne faites pas payer ceux qui viennent avec leur véhicule ainsi que les occupants, par contre vous pouvez faire payer une somme dérisoire (1 ou 2 €) pour les visiteurs à pied, c'est pas grand chose mais ça fait toujours un plus dans les comptes.
La publicité: bien sûr il faut des affiches, en général, ce n'est pas très couteux si chacun, y met du sien en imprimant, photocopiant (au boulot) quelques exemplaires. n'oubliez pas de mettre sur les tracts les sponsors à qui vous avez proposé de la pub en échange d'un petit quelques chose et de mettre des affiches bien sûr dans leur boutique.
par exemple un centre de controle technique donnera assez aisément un petit quelque chose, s'il peut récupérer des nouveaux clients.
vient ensuite les diverses autorisations, sacem, préfectorale en cas de ballade, vente de bière...
la sonorisation: la encore plusieurs solutions: le copain qui fait ça bénévolement ou le professionnel. dans le premier cas attention, même si c'est un copain, à qui vous voulez faire plaisir. la sonorisation évènementielle en extérieur demande un matériel différent de celui utilisé pour les 20 ans de jeannot dans la salle des fêtes de cornillon-confoux.
il est parfois très utile d'obtenir le pret d'une remorque de type savoyard par exemple qui pourra servir de podium, voir avec un transporteur local (ça lui coute rien et ça lui fait de la pub).
le swap meet: une petite contribution pour ceux qui veulent vendre de la pièce, relativement faible pour ne pas décourager les vendeurs et les voir vendre un peu partout sur la concentre.
les pros: se renseigner auprès des pros qui seront présent soit pour faire payer un emplacement (différent du swap) soit pour obtenir des lots pour le top 10.
les lots du top 10: les coupes ne coutent pas grand chose et on arrive en général à en avoir facilement par les bars en échange au moment de la remise du prix, on balance le nom du partenaire qui offre le prix. il y a aussi la solution des prix fabriqués maison, vieilles bielles soudées, pistons ...
ne pas oublier l'assurance de la manifestation bien sûr.
trouver des animations durant la journée, si une balade est organisée, prévoir par exemple un club de moto pour escorter, faciliter les passages de carrefour, éviter les centres villes et passer faire un tour à la gendarmerie, au commissariat, à la police municipale pour en parler avec eux. (j'entends par là gendarmerie, commisariat, PM de toutes les communes traversées ).
j'ai certainement oublié beaucoup de chose et je suis sûr que vous avez aussi tous de bons plans, de bonnes idées...
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